¿Qué es un Sistema de Gestión Documental y qué beneficios puede aportar a las empresas?
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Un Sistema de Gestión Documental, también conocido por sus siglas en inglés DMS (Document Management Systems), es una solución que se utiliza para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, se utiliza para gestionar el ciclo de vida de la documentación de una empresa desde su creación, hasta su publicación y difusión e, incluso, su eliminación.
Actualmente, son muchos los documentos que se generan en una empresa y su correcta gestión es primordial para cualquier compañía, si no se quiere caer en un caos generado por una falta de control y trazabilidad de esta, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. No obstante, siguen habiendo muchas organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental.
Beneficios que aporta un Sistema de Gestión Documental (DMS)
A continuación, te damos 5 motivos por los cuales tu empresa debería contar con software de gestión documental:
1. Ahorro de tiempo y costes
Al tener toda la documentación en un solo repositorio es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y ahorrando tiempo a los diferentes miembros de la empresa. Además, al contar con un «almacén digital» también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
Así mismo, al finalizar con el archivo en papel, gracias a la digitalización de los documentos, se verán disminuidos drásticamente los costes de gestión y mantenimiento de un espacio físico, con los diferentes ahorros que esto conlleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
2. Mayor productividad gracias a la automatización
Por un lado, se gana eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de los diferentes documentos y expedientes. Un sistema de gestión documental, nos permite un acceso rápido y seguro a la información de la empresa, reduciendo los tiempos de búsqueda de la información y, por consiguiente, de respuesta.
Por otro lado, la digitalización de los documentos, junto con la firma y certificados electrónicos, agiliza cualquier trámite que la empresa tenga que realizar con la Administración, cumpliendo plazos y evitando desplazamientos.
3. Mayor centralización, seguridad y colaboración
El uso de un sistema de gestión documental permite a las empresas que la información esté estructurada y centralizada en una misma plataforma, accesible a todos los miembros de la empresa que lo requieran, controlado a través de roles o necesidades de la empresa.
Además, al tener la documentación actualizada en tiempo real, se evitan los errores en las versiones de documentos, facilitando su compartición entre trabajadores, así como con clientes y proveedores externos.
4. Cumplimiento de la normativa y homologación
Contar con un gestor documental trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, como por ejemplo la LOPD (Ley de Protección de Datos), ya que trae consigo un acceso controlado al repositorio.
Los archivos digitales permiten conservar, de manera más segura, las evidencias y justificaciones necesarias de cara al cumplimiento normativo y los requerimientos operativos, fiscales y legales a los que tienen que responder las empresas.
5. Más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente
Al dejar de utilizar y manipular papel, las empresas son más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.
Si después de haber leído los 5 principales beneficios de este tipo de herramientas, crees que tu empresa necesita un sistema de gestión documental como LIBRA Gestión Documental, descubre más acerca de esta solución o ponte en contacto con nuestro equipo a través de infoedisa@edisa.com.
Por qué un ERP cloud puede agilizar tu empresa
Las tecnologías cloud como mejores aliadas de tu empresa
Para innovar en el entorno empresarial actual, es necesario contar con infraestructuras tecnológicas mucho más flexibles, que permitan dar respuesta a los retos que van surgiendo y que plantea la transformación digital de las empresas. Tal y como confirmó el IDC Research España, el 70% de los CEOs de las grandes compañías europeas se verán incentivados a generar, al menos, el 40% de sus ingresos a partir de la tecnología digital de aquí a 2025.
Uno de los factores clave para facilitar la agilidad de las empresas mediante la innovación, es el desarrollo de aplicaciones en formatos cloud o multi cloud. Esta agilidad se consigue desde el punto de vista tecnológico gracias a los procesos de modernización de aplicaciones heredadas, la automatización de procesos y la mejora en el software que los facilita, específicamente con plataformas de desarrollo de software nativo en la nube.
Tal y como indican los datos publicados por el IDC, a finales de año que vine, más del 70% de las empresas utilizarán las capacidades de las plataformas cloud, como LIBRA Cloud, para estandarizar sus diferentes herramientas y procesos, garantizar la calidad en los servicios ofrecidos, así como gestionar los cambios constantes en la demanda. Sin duda, la adaptación de las compañías a esta tecnología está generando multitud de oportunidades de crecimiento para éstas.
Si bien el 90% de las organizaciones en España reconoce que tener una estrategia digital en la actualidad es una necesidad, el 60% afirma que no tienen las herramientas, procedimientos y recursos para administrar y operar en un entorno cloud.
Desde EDISA ponemos a tu disposición LIBRA Cloud, un software de gestión empresarial completamente cloud que te permite acceder a los datos de tu compañía en tiempo real y desde cualquier ubicación, sin necesidad de tener alojado el software en las instalaciones de la empresa, pudiendo tener acceso a la información o servicio de tu compañía mediante una conexión a internet, desde cualquier dispositivo móvil o fijo ubicado en cualquier lugar.
Si estás pensando en pasarte al cloud y crees que tu empresa necesita un ERP como LIBRA Cloud, para mejorar sus procesos y seguir creciendo en un mercado cada vez más competitivo, descubre más acerca de esta solución o ponte en contacto con nuestro equipo a través de infoedisa@edisa.com.
Libra Nóminas España: Cambios TGSS y SEPE (abril 2022)
El pasado día 31 de marzo, se publicó la Orden PCM/244/2022 por la que se desarrollan las normas legales de cotización a la Seguridad Social, desempleo, protección por cese de actividad, Fondo de Garantía Salarial y formación profesional para el ejercicio 2022.
Esta orden trae consigo, entre otros aspectos, los topes mínimos de cotización a aplicar desde la nómina de marzo, es decir, vigentes en la cotización que se realiza en este mes de abril. Por este motivo se hace necesario configurar las constantes anuales del sistema en Libra Nóminas, así como realizar el recálculo de las nóminas que se encuentren por debajo de estos nuevos topes. A tal efecto, la Seguridad Social está informando de los productores afectados por estas nuevas bases mínimas en la respuesta al fichero de bases recibida mediante SILTRA.
Otro aspecto importante para este mes de abril es la publicación por parte del Servicio Público de Empleo Estatal de los nuevos contratos de trabajo. Estos modelos de contrato han sido modificados al amparo de los cambios normativos publicados en el Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre, de medidas urgentes para la reforma laboral, la garantía de la estabilidad en el empleo y la transformación del mercado de trabajo.
Los cambios en la contratación afectan tanto a las plantillas en formato pdf como a los esquemas xsd utilizados para el envío de los ficheros a Contrat@ por lo que los usuarios de Libra Nóminas deben tener el sistema actualizado para el correcto envío de los datos al SEPE.
Los nuevos códigos de contrato, al no estar gestionados por la Seguridad Social en los procesos de afiliación, deben apoyarse en los colectivos asociados al mismo de la siguiente manera:
- Los contratos 407 y 507 (contrato régimen artistas duración determinada) deberán enviar los códigos 402 y 502 respectivamente e indicar uno de los siguientes colectivos:
- 971. Contrato laboral artístico de duración determinada
- 972. Contrato laboral no artístico de duración determinada
- Los contratos 406 y 506 (contrato de duración determinada vinculado a los programas financiados con fondos europeos) deberán enviar los códigos 401 y 501 respectivamente asociando el colectivo:
- 970 – Administraciones públicas. Plan de recuperación, transformación y resiliencia.
- Los contratos 405 y 505 (contrato para la mejora de la ocupabilidad y la inserción laboral) deben enviar los códigos 401 y 501 respectivamente con el colectivo:
- 969 – Administraciones públicas/Entidades sin ánimo de lucro. Programas activación Empleo.
- Los contratos ya existentes 402 y 502, deben especificar también de forma obligatoria el colectivo indicando uno de los siguientes valores:
- 969 – Administraciones públicas/Entidades sin ánimo de lucro. Programas activación Empleo
- 967 – Circunstancias de la producción
Para el registro del colectivo asociado al contrato en Libra Nóminas se modifica el maestro de contratos con la posibilidad de registrar el colectivo para poder ser enviado en el fichero de afiliación.
Para cualquier duda o aclaración puedes contactar con tu consultor habitual o enviándonos un correo a infoedisa@edisa.com.
5 motivos por los cuales tu empresa debería contar con un SGA
Si tu empresa cuenta con con departamento de logística y distribución es imprescindible que cuente con un software de gestión de almacenes, también conocido por sus siglas SGA. Éste es un recurso operativo básico y el pilar de toda cadena de suministro, posicionándose en el centro de toda estrategia de distribución, ya que permite automatizar los procesos y la actividad diaria de un almacén en cada una de las etapas logísticas llevadas a cabo, desde la recepción de mercancías hasta el almacenamiento, la preparación y el envío de pedidos.
Así que, si tu empresa no cuenta con esta solución, a continuación te damos 5 motivos para implantarlo:
Conseguirás un control integral del stock, mejorando los procesos de distribución
Una de las funciones principales del SGA es aportar información totalmente actualizada y detallada del estado de las mercancías y del almacén. Con un software de gestión de almacenes podrás conocer el estado de todo el stock en cualquier momento, pudiendo gestionar todas las ubicaciones de cada mercancía. Así mismo, conseguirás tener el inventario siempre actualizado en tiempo real. Incluso podrás obtener estimaciones de rotaciones de producto que te ayudarán a trazar estrategias futuras.
Conseguirás tener un almacén más organizado y optimizado
La falta de espacio y la desorganización suele ser uno de los problemas más habituales que tienen los almacenes. No obstante, una solución de SGA puede ayudar bastante a solventarlos, ya que te permitirá saber cuánto mide cada bulto, dónde se encuentra localizado, así como qué ubicaciones están disponibles y cuáles están vacías.
Conseguirás un control de las existencias en tiempo real
Gracias a un SGA, como LIBRA, podrás tener un control exacto de la cantidad de existencias de un producto que hay en el almacén. Ya que una de sus funcionalidades principales, es llevar un control exacto de las roturas de stock, las mermas, los productos defectuosos y los hurtos, de manera que el equipo logístico conozca, en todo momento, la cantidad de existencias exactas, de manera que la salida de productos funcione satisfactoriamente, sin incidencias.
Conseguirás mejorar las entradas y salidas de mercancías
El seguimiento de entradas y salidas de stock siempre ha supuesto una tarea tediosa, debido a la equivocación o pérdida de datos en la introducción de éstos manualmente en el sistema. Gracias al software de gestión de almacenes, conseguirás tener siempre controladas la recepción y planificación de entradas de productos, podrás calendarizar las citas con los transportistas, así como obtener un control de la entrada de camiones, llegando a saber si éstos llevan demora, cuál es el estado del stock y cuál es la ubicación exacta de cada producto.
Así mismo, un SGA como LIBRA también te permitirá evitar errores en la preparación de los pedidos, crear hojas de carga y rutas y gestionar las expediciones de salida mediante etiquetas, entre otras capacidades de utilidad, que te permitirán tener una trazabilidad exhaustiva de todas las mercancías.
Conseguirás que el equipo logístico y de almacén sea mucho más productivo
En consecuencia de los cuatro puntos anteriores, el equipo logístico será mucho más rápido y preciso en el desempeño de sus labores, mejorando la productividad del departamento y reduciendo errores considerablemente.
Si llegados a este punto, crees que una solución SGA es lo que necesita tu empresa para optimizar tus almacenes y procesos logísticos o si tu software de gestión de almacenes no cubre todos los puntos tratados anteriormente, descubre LIBRA SGA o ponte en contacto con nuestro equipo a través de infoedisa@edisa.com.