¿Qué es un Sistema de Gestión Empresarial? ERP, CRM, SGA, DMS, BPM, B.I.
Los sistemas corporativos de gestión empresarial son los sistemas con los que cuenta la empresa para dar soporte a los distintos procesos tanto de nivel operativo, como de dirección y control.
Al existir una interrelación entre todos los procesos operativos que tiene una empresa, también deberá existir relación entre los distintos sistemas que dan soporte a cada uno de los procesos empresariales, evitando así que existan “islas de información” o sistemas no integrados.
En muchas empresas existen actividades que no están cubiertas por estos sistemas “corporativos”, que con frecuencia se soportan en sistemas departamentales y casi siempre en hojas Excel desarrolladas individualmente por los usuarios implicados en cada una de las funciones.
Los sistemas informáticos de gestión empresarial, inician su desarrollo hace aproximadamente cinco décadas, comenzando con la informatización de los procesos de carácter más administrativo, fundamentalmente todo lo relacionado con la contabilidad y con la nómina.
Posteriormente los sistemas extienden su ámbito a procesos productivos y comerciales, cubriendo áreas como la facturación o la producción en una primera fase y extendiendo la funcionalidad al resto de los procesos empresariales.
También se desarrollan en paralelo durante las últimas décadas los sistemas orientados a la dirección (englobados bajo la denominación “Business Intelligence”), cuya función principal es la de aportar información para apoyar la toma de decisiones.
En la actualidad, los sistemas de gestión no cubren solamente los procesos operativos y directivos, sino que dan soporte a un modelo de empresa integrada con su entorno, en la que más que de sistemas de gestión empresarial, podríamos hablar de sistemas de gestión “inter-empresarial”.
Cada una de las necesidades anteriores (la operativa y la directiva), han dado lugar al desarrollo de un mercado de software que incluye un rango bastante amplio de soluciones, todas ellas relacionadas con la gestión empresarial:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Los sistemas ERP, surgen en los años 90, para dar un soporte completo e integral a la gestión empresarial. En la actualidad la mayor parte de los proveedores de este tipo de sistemas, ofrecen una funcionalidad mucho más amplia de la que inicialmente se atribuye a estos sistemas, abarcando también los ámbitos que se describen en los siguientes párrafos. Más información AQUÍ.
CRM (Customer Relationship Management)
Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial, tanto en el ámbito de preventa, como en el de postventa. Realmente, la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta, pero a nivel comercial existen productos diferenciados, que están orientados a la gestión comercial y por esta razón podemos encontrar estos sistemas como productos específicos o de forma integrada dentro de un sistema ERP con una funcionalidad más amplia. Más información AQUÍ.
SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)
Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes, también ha dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esta necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP, cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes. Más información AQUÍ.
DMS (Sistemas de Gestión Documental)
Los sistemas de gestión empresarial, procesan los datos relativos a los distintos procesos de la empresa. Actualmente los sistemas también permiten adjuntar “los documentos originales” implicados en cada actividad (pedidos, contratos, fichas técnicas de productos, contratos, albaranes, etc). Más información AQUÍ.
BPM (Gestión de los procesos empresariales)
Los sistemas de gestión no solamente permiten a los usuarios recoger datos o acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. Los sistemas de gestión actual facilitan la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. Más información AQUÍ.
B.I (Business Intelligence)
Los sistemas denominados “Business Intelligence”, están orientados al análisis de la información disponible, facilitando la toma de decisiones. Se trata de sistemas fundamentalmente orientados a la dirección.
Durante las últimas décadas, estos sistemas estaban claramente diferenciados del resto del sistema de gestión empresarial. En estos momentos, muchos sistemas de gestión incorporan sus propias herramientas de B.I y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en los sistemas B.I para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial (ERP), como para el análisis de la información (B.I). Más información AQUÍ.
De todos los términos presentados en los párrafos anteriores, es el término ERP, el que mayor popularidad ha adquirido y el que comercialmente tiene más relevancia como sinónimo de “Software de Gestión Empresarial”.
Sin embargo, consideramos oportuno indicar que bajo la denominación “ERP”, es posible que se esté aportando una funcionalidad muy amplia que cubre los sistemas descritos en este apartado.
Descubre los 30 módulos que incorpora LIBRA ERP a través del siguiente enlace: HAZ CLIC AQUÍ
Libra potencia la automatización de procesos con nuevas opciones en su BPM
http://www.atlaslibra.com/funcionalidad_modulos.htm?idmodulo=17
Disponible vídeo con el ejemplo de una exportación realizada a través del módulo BPM
Una solicitud que han realizado muchas de las compañías que utilizan el ERP LIBRA como software de gestión empresarial es la de tratar de mejorar el proceso de la venta, donde están implicados, al menos, personal de los departamentos comercial, administrativo y logístico.
Este proceso de la venta es especialmente complicado cuando se refiere a una exportación, ya que en ese caso es necesario generar abundante documentación al margen de la documentación estrictamente comercial como el pedido, el albarán o factura.
El ejemplo que se muestra, se basa en la utilización del módulo BPM (gestor de procesos) para procedimentar el flujo de trabajo que concurre en la exportación y en el Gestor Documental del módulo de OPCIONES AVANZADAS que permite almacenar fácilmente los documentos originales necesarios para realizar la exportación, dependiendo del país destino.
El resultado es un procedimiento intuitivo y práctico para la compañía que permite agilizar el trámite de la venta y, especialmente, gestionar adecuadamente toda su documentación.
Puede acceder al contenido del vídeo a través de la zona de clientes que existe en el menú principal de LIBRA, o bien haciendo 'clic' en el siguiente enlace:
http://vigo.edisagalicia.com/datospublicos/flash/bpm/BPM_EJEMPLO_13_EXPORTACION/BPM_EXPORTACION.html
Publicado un documento con 25 casos prácticos de flujos de BPM
Continuando en la línea de mejora de la documentación del ERP LIBRA, se ha incorporado a la zona de clientes de la web de EDISA un documento que resumen 25 casos prácticos de procesos implantados con el módulo BPM de LIBRA.
En cada ejemplo podrá encontrar un gráfico con el diseño flujo y una breve explicación del proceso. En alguno podrá encontrar incluso, un formulario de ejemplo que da soporte escrito a los registros generados en el proceso.
Todos los ejemplos publicados corresponden a casos reales que están implantados actualmente en compañías medias y grandes cuyo software de gestión empresarial es LIBRA.
Podrá acceder al documento dentro del apartado DOCUMENTOS / DOCUMENTACION CURSOS.
Disponible un documento que resume todas las novedades históricas del ENTORNO, BPM Y CRM de LIBRA
Se ha incorporado a la biblioteca de documentos, dentro de la sección 'Novedades versión LIBRA', un nuevo documento que resume todas las novedades que EDISA ha realizado en los últimos años en el ENTORNO de LIBRA desde su versión 4.1. que supuso un cambio radical frente a las antiguas versiones 1, 2,y 3 que no permitían ninguna parametrización del entorno.
Muchas de estas actualizaciones se han realizado aprovechando nuevas tecnologías ofrecidas principalmente por ORACLE, como por ejemplo Forms11, o incluso la posibilidad de integración con redes sociales como twitter.
También se resumen en el mismo las novedades de parametrización en los módulos BPM y CRM ya que ambos módulos, hoy en día, pueden llegar a estar totalmente integrados en el menú principal de LIBRA.
No se pretende destacar en este documento las novedades funcionales de cada versión, aspecto ofrecidos por los documentos comerciales que se publican en cada versión.
La lectura de este documento está especialmente recomendada a los usuarios avanzados de LIBRA, responsables de instalación o cualquier otra persona que tenga acceso al módulo ENTORNO de LIBRA, y quiera conocer cuáles fueron los distintos avances realizados en el producto LIBRA hasta el entorno más reciente ya publicado (6.0.7) y que situán a LIBRA como un ERP de referencia mundial dentro los software de gestión empresarial.
Aunque los puntos comentados en este documento se publicaron en cada momento, este documento los resume, orientados a facilitar su consulta y conocimiento.
Actualización de los módulos CRM y BPM de Libra
La principal novedad de esta actualización es la posibilidad de configurar las columnas que se visualizan en el gestor de procesos, pudiendo ser adaptada de forma muy sencilla a las necesidades de cada empresa.
NOTA: Esta actualización únicamente se puede instalar una vez actualizado al entorno 6.0.7 de Libra. Para ver las novedades que incorpora este entorno le recomendamos la siguiente entrada del blog: Disponible entorno 6.0.7
Novedades
- Expedientes:
- Más campos de uso libre.
- Nuevo concepto “Prioridad”.
- Gestión de Procesos:
- Posibilidad de parametrizar que determinadas tareas se puedan ejecutar o finalizar sin necesidad de haber sido asumidas previamente.
- En el menú de procesos, al hacer doble click en las observaciones se abre una ventana para visualizarlas en una ventana más grande, también se añade al botón contextual del botón derecho en las observaciones la opción "Editar" para poder modificar las observaciones de forma rápida (en caso de que el usuario tenga permisos de modificación).
- Se permite definir qué campos que serán visualizados, el tamaño y la etiqueta que tendrán en la pantalla del gestor de procesos.
- Se contempla la parametrización de Usuario Derivado.
- Utilidad para exportar / importar procesos.
- Registro las operaciones que realiza el usuario sobre una tarea desde el gestor de procesos, ejecutar, liberar, …
- Equipos de “Gestión de Usuarios”
- Vista 360º:
- En la búsqueda se sustituyen espacios por %, igual que hacen las búsquedas contextuales por lista de valores.
- Se mejora el funcionamiento de de los números de lote en la línea de los documentos.
- Integración con factura electrónica, de forma que se pueden visualizar los documentos firmados de forma más ágil.
Documentación
Se amplían las opciones en la vista 360º con acceso a consultas de CRM y BPM
Junto con la última actualización del entorno y del CRM en nuestro ERP LIBRA, se entrega también la última versión de la vista 360º o macroconsulta.
Al margen de las mejoras y novedades que incorpora el entorno, una opción especialmente útil en la vista 360º es la aparición de una pestaña que permite consultar todos los expedientes de CRM asociados con el cliente o proveedor. Desde esta nueva pestaña podrá acceder a consultar toda la historia del expediente, desde su creación hasta su resolución final.
Ejemplos claros de estos expedientes de CRM que se están implantando de forma generalizada son los contactos de preventa, reclamaciones de clientes y reclamaciones a proveedores.
Esta misma sección también permite consultar los expedientes relacionados con la entidad mediante el BPM (Business Process Management) o gestión por flujo de procesos.
Una ventaja importante de la gestión del BPM es que permite asociar de forma automática documentación externa o bien documentos de LIBRA, pudiendo consultarlos en esta nueva sección.
La vista 360º se convierte así en una pantalla fundamental para el usuario de LIBRA ya que le permite ver en una sola pantalla toda la información relevante de la entidad.
El módulo de BPM de LIBRA, clave en la optimización de la gestión empresarial
El nuevo módulo de BPM (Business Process Management) de LIBRA se afianza como uno de los más implantados en los últimos meses entre las compañías líder en cada sector que ya llevaban años trabajando con el ERP LIBRA desarrollado por EDISA.
Este módulo permite, de forma cómoda y ágil, diseñar y parametrizar los flujos de trabajo habituales de la empresa, identificando los grupos de personas que realizarán cada una de las tareas del flujo.
De esta forma, el usuario que entra en LIBRA no tendrá que acordarse de lo que tiene pendiente de hacer en cada momento, ni navegar entre opciones del menú, sino que será el sistema el que proporcionará una panel con las tareas pendientes de realizar.
Para la empresa que lo implanta, el módulo de BPM se traduce en claras ventajas:
- Ausencia de errores en los procedimientos diarios. Al estar diseñados en el flujo no hay posibilidad de olvido.
- Facilidad en la sustitución de un trabajador de baja. La persona que se incopora en su lugar tiene siempre en primer plano las tareas pendientes de ejecutar.
- Mayor facilidad en la formación a nuevos usuarios. Es LIBRA quien guía a cada usuario en cada momento.
- Posibilidad de generar indicadores con las tareas realizadas, tiempos de respuesta, etc.
Sin lugar a dudas, este módulo se convierte en elemento clave dentro del software de gestión empresarial de la compañía.
En la ventana adjunta se puede ver un ejemplo del panel de tareas pendientes de ejecutar por un usuario de administración.