¿Qué es un Sistema de Gestión Documental y qué beneficios puede aportar a las empresas?
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Un Sistema de Gestión Documental, también conocido por sus siglas en inglés DMS (Document Management Systems), es una solución que se utiliza para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, se utiliza para gestionar el ciclo de vida de la documentación de una empresa desde su creación, hasta su publicación y difusión e, incluso, su eliminación.
Actualmente, son muchos los documentos que se generan en una empresa y su correcta gestión es primordial para cualquier compañía, si no se quiere caer en un caos generado por una falta de control y trazabilidad de esta, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. No obstante, siguen habiendo muchas organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental.
Beneficios que aporta un Sistema de Gestión Documental (DMS)
A continuación, te damos 5 motivos por los cuales tu empresa debería contar con software de gestión documental:
1. Ahorro de tiempo y costes
Al tener toda la documentación en un solo repositorio es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y ahorrando tiempo a los diferentes miembros de la empresa. Además, al contar con un «almacén digital» también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
Así mismo, al finalizar con el archivo en papel, gracias a la digitalización de los documentos, se verán disminuidos drásticamente los costes de gestión y mantenimiento de un espacio físico, con los diferentes ahorros que esto conlleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
2. Mayor productividad gracias a la automatización
Por un lado, se gana eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de los diferentes documentos y expedientes. Un sistema de gestión documental, nos permite un acceso rápido y seguro a la información de la empresa, reduciendo los tiempos de búsqueda de la información y, por consiguiente, de respuesta.
Por otro lado, la digitalización de los documentos, junto con la firma y certificados electrónicos, agiliza cualquier trámite que la empresa tenga que realizar con la Administración, cumpliendo plazos y evitando desplazamientos.
3. Mayor centralización, seguridad y colaboración
El uso de un sistema de gestión documental permite a las empresas que la información esté estructurada y centralizada en una misma plataforma, accesible a todos los miembros de la empresa que lo requieran, controlado a través de roles o necesidades de la empresa.
Además, al tener la documentación actualizada en tiempo real, se evitan los errores en las versiones de documentos, facilitando su compartición entre trabajadores, así como con clientes y proveedores externos.
4. Cumplimiento de la normativa y homologación
Contar con un gestor documental trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, como por ejemplo la LOPD (Ley de Protección de Datos), ya que trae consigo un acceso controlado al repositorio.
Los archivos digitales permiten conservar, de manera más segura, las evidencias y justificaciones necesarias de cara al cumplimiento normativo y los requerimientos operativos, fiscales y legales a los que tienen que responder las empresas.
5. Más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente
Al dejar de utilizar y manipular papel, las empresas son más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.
Si después de haber leído los 5 principales beneficios de este tipo de herramientas, crees que tu empresa necesita un sistema de gestión documental como LIBRA Gestión Documental, descubre más acerca de esta solución o ponte en contacto con nuestro equipo a través de infoedisa@edisa.com.
¿Qué es un Sistema de Gestión Empresarial? ERP, CRM, SGA, DMS, BPM, B.I.
Los sistemas corporativos de gestión empresarial son los sistemas con los que cuenta la empresa para dar soporte a los distintos procesos tanto de nivel operativo, como de dirección y control.
Al existir una interrelación entre todos los procesos operativos que tiene una empresa, también deberá existir relación entre los distintos sistemas que dan soporte a cada uno de los procesos empresariales, evitando así que existan “islas de información” o sistemas no integrados.
En muchas empresas existen actividades que no están cubiertas por estos sistemas “corporativos”, que con frecuencia se soportan en sistemas departamentales y casi siempre en hojas Excel desarrolladas individualmente por los usuarios implicados en cada una de las funciones.
Los sistemas informáticos de gestión empresarial, inician su desarrollo hace aproximadamente cinco décadas, comenzando con la informatización de los procesos de carácter más administrativo, fundamentalmente todo lo relacionado con la contabilidad y con la nómina.
Posteriormente los sistemas extienden su ámbito a procesos productivos y comerciales, cubriendo áreas como la facturación o la producción en una primera fase y extendiendo la funcionalidad al resto de los procesos empresariales.
También se desarrollan en paralelo durante las últimas décadas los sistemas orientados a la dirección (englobados bajo la denominación “Business Intelligence”), cuya función principal es la de aportar información para apoyar la toma de decisiones.
En la actualidad, los sistemas de gestión no cubren solamente los procesos operativos y directivos, sino que dan soporte a un modelo de empresa integrada con su entorno, en la que más que de sistemas de gestión empresarial, podríamos hablar de sistemas de gestión “inter-empresarial”.
Cada una de las necesidades anteriores (la operativa y la directiva), han dado lugar al desarrollo de un mercado de software que incluye un rango bastante amplio de soluciones, todas ellas relacionadas con la gestión empresarial:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Los sistemas ERP, surgen en los años 90, para dar un soporte completo e integral a la gestión empresarial. En la actualidad la mayor parte de los proveedores de este tipo de sistemas, ofrecen una funcionalidad mucho más amplia de la que inicialmente se atribuye a estos sistemas, abarcando también los ámbitos que se describen en los siguientes párrafos. Más información AQUÍ.
CRM (Customer Relationship Management)
Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial, tanto en el ámbito de preventa, como en el de postventa. Realmente, la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta, pero a nivel comercial existen productos diferenciados, que están orientados a la gestión comercial y por esta razón podemos encontrar estos sistemas como productos específicos o de forma integrada dentro de un sistema ERP con una funcionalidad más amplia. Más información AQUÍ.
SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)
Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes, también ha dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esta necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP, cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes. Más información AQUÍ.
DMS (Sistemas de Gestión Documental)
Los sistemas de gestión empresarial, procesan los datos relativos a los distintos procesos de la empresa. Actualmente los sistemas también permiten adjuntar “los documentos originales” implicados en cada actividad (pedidos, contratos, fichas técnicas de productos, contratos, albaranes, etc). Más información AQUÍ.
BPM (Gestión de los procesos empresariales)
Los sistemas de gestión no solamente permiten a los usuarios recoger datos o acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. Los sistemas de gestión actual facilitan la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. Más información AQUÍ.
B.I (Business Intelligence)
Los sistemas denominados “Business Intelligence”, están orientados al análisis de la información disponible, facilitando la toma de decisiones. Se trata de sistemas fundamentalmente orientados a la dirección.
Durante las últimas décadas, estos sistemas estaban claramente diferenciados del resto del sistema de gestión empresarial. En estos momentos, muchos sistemas de gestión incorporan sus propias herramientas de B.I y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en los sistemas B.I para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial (ERP), como para el análisis de la información (B.I). Más información AQUÍ.
De todos los términos presentados en los párrafos anteriores, es el término ERP, el que mayor popularidad ha adquirido y el que comercialmente tiene más relevancia como sinónimo de “Software de Gestión Empresarial”.
Sin embargo, consideramos oportuno indicar que bajo la denominación “ERP”, es posible que se esté aportando una funcionalidad muy amplia que cubre los sistemas descritos en este apartado.
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