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Qué es VeriFactu, cuándo entra en vigor y por qué tu empresa debe adaptarse

En el mundo de la gestión empresarial, mantenerse al día con las normativas fiscales y tributarias es crucial para evitar problemas legales y optimizar los procesos. En este sentido, una de las novedades más relevantes es la implementación de VeriFactu, un sistema diseñado para garantizar la validez de las facturas en España. En este artículo, exploraremos qué es VeriFactu, cuándo entra en vigor, a quiénes afecta y por qué tu empresa debe adaptarse cuanto antes.

1. ¿Qué es VeriFactu y cuál es su objetivo?

VeriFactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria Española (AEAT) cuyo objetivo es verificar la autenticidad de las facturas que se emiten entre empresas y autónomos. El sistema permite validar las facturas en tiempo real, asegurando que cumplan con todos los requisitos legales y fiscales establecidos, promoviendo una mayor transparencia en las transacciones comerciales.

Este mecanismo forma parte de la transición hacia la digitalización de los procesos fiscales, lo que facilita la gestión y el control de las transacciones, ayudando a prevenir el fraude fiscal y asegurando la correcta facturación ante las autoridades tributarias.

2. ¿Qué características tiene?

Entre las principales características de VeriFactu, destacan las siguientes:

Validación en tiempo real: Permite comprobar la validez de una factura inmediatamente después de su emisión, lo que agiliza el proceso de verificación.
Interoperabilidad: Funciona con todos los sistemas de facturación que cumplen con los estándares establecidos por la AEAT.
Automatización: Facilita la automatización de los procesos de validación de facturas, evitando la intervención manual.
Accesibilidad: Está disponible para empresas y autónomos a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, de forma que puedan consultar el estado de las facturas enviadas y recibidas.
Cumplimiento normativo: Asegura que las facturas emitidas y recibidas cumplan con las exigencias legales para que puedan ser presentadas ante las autoridades fiscales.

3. ¿Cuándo entra en vigor?

El 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC7/1177/2024, marcando el inicio de la cuenta atrás para la implementación de VeriFactu. Según esta normativa, el 1 de julio de 2025 es la fecha límite para que los desarrolladores de software tengan adaptados sus sistemas a los nuevos requisitos de la normativa.

Aunque la fecha exacta para que las empresas deban comenzar a utilizar un software de facturación certificado con VeriFactu aún no está definitiva, se contempla que sea el 1 de enero de 2026. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de adaptar sus sistemas de facturación con tiempo, para cumplir con la normativa antes de la fecha límite.

4. ¿Cómo se identifican las facturas VeriFactu?

Las facturas emitidas bajo el sistema VeriFactu se identifican por un Código QR. Este código incluye información esencial como el NIF del emisor y del receptor, el número de factura, la fecha de emisión y el importe total. Al escanear el código QR, es posible verificar la autenticidad de la factura de forma instantánea, facilitando el proceso de validación.

Este elemento clave permite una verificación rápida y eficaz, asegurando que las facturas cumplen con todos los requisitos establecidos por la normativa.

5. ¿Cuáles son sus principales beneficios?

VeriFactu ofrece una serie de beneficios clave para las empresas, entre los que destacan:

Reducción de riesgos fiscales: Al asegurar que todas las facturas emitidas cumplen con la normativa, se reduce el riesgo de cometer errores que puedan llevar a sanciones o problemas legales.
Mayor eficiencia: La validación automática de las facturas reduce el tiempo dedicado a la revisión manual y mejora los procesos de facturación.
Transparencia y confianza: El sistema promueve la transparencia en las transacciones comerciales y genera confianza tanto para las empresas como para los clientes y proveedores.
Cumplimiento fácil y seguro: Las empresas podrán cumplir con las normativas fiscales de manera sencilla y segura, sin tener que preocuparse por las complejidades de la normativa.

6. Importancia de cumplir con la normativa

Cumplir con la normativa de VeriFactu es fundamental para evitar problemas con la Agencia Tributaria. Las empresas que no se adapten a esta nueva obligación pueden enfrentarse a sanciones económicas, procesos de auditoría o, incluso, la invalidación de sus facturas. Además, las empresas que adopten el sistema de manera anticipada podrán optimizar sus procesos fiscales y aprovechar las ventajas de la digitalización.

El cumplimiento de la normativa también garantiza que las empresas mantengan una buena reputación ante sus clientes, proveedores y las autoridades fiscales, lo que es esencial para el éxito a largo plazo.

7. Adaptación de LIBRA ERP a VeriFactu

En EDISA, estamos comprometidos con el cumplimiento de las normativas fiscales y con la optimización de los procesos de nuestros clientes. Por eso, nuestro software de gestión empresarial LIBRA ya está adaptado a VeriFactu y a los nuevos requisitos de la Administración. Con LIBRA, las empresas pueden cumplir con la normativa de facturación sin preocupaciones, aprovechando las ventajas de la automatización y la integración de procesos en tiempo real.

Con LIBRA, estarás preparado para enfrentar los desafíos de la facturación de manera eficiente y conforme a la ley, asegurando la correcta validación de tus facturas sin complicaciones.

Contacta con nuestro equipo de expertos a través del siguiente enlace o enviándonos un email a infoedisa@edisa.com si quieres obtener más información acerca de LIBRA

by Laura Prous

4 pasos para un correcto proceso en la Digitalización de Facturas

En el último artículo en el que hablamos de la Digitalización de Facturas se expusieron los inconvenientes de la facturación tradicional y los beneficios que ofrece la digitalización de facturas y el Portal de Proveedores LIBRA a las empresas. Como resumen podemos destacar que los 5 principales ventajas son las siguientes:

Facilitar el envío y la recepción de facturas a las empresa y a sus proveedores.
Conseguir un importante ahorro de tiempo en la gestión y la búsqueda de facturas.
Automatizar procesos en la facturación.
Reducir errores en la facturación.
Ahorrar costes en papel, envíos y almacenamiento, así como ser más sostenible y respetuoso con el planeta.

Teniendo esto en cuenta, a continuación, vamos a tratar de explicar el proceso de Digitalización de Facturas mediante el Portal de Proveedores de LIBRA y un digitalizador homologado por la AEAT.

Proceso de la Digitalización de Facturas

1. Envío de Facturas

Cada uno de tus proveedores, deberá hacerte llegar las facturas en cualquier formato, ya sea físicamente o mediante correo electrónico, FPT, factura electrónica o EDI.

2. Recepción facturas en Portal Proveedores

Para facilitar tanto la recepción de facturas, como el envío al digitalizador homologado, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de ficheros de la siguiente forma:

Factura Electrónica: Una vez recibida la factura mediante la funcionalidad de Facturación Electrónica, LIBRA la redirecciona al portal web de proveedores desarrollado por EDISA.
Email: Para los ficheros, tanto firmados, como no firmados, que se reciben por correo electrónico, se propone la definición de una cuenta única de correo, que el Portal de Proveedores leerá, para que automáticamente todos los archivos recibidos en ella sean redireccionados y almacenados en el propio portal.
Facturas físicas: Los documentos recibidos en papel, deben ser escaneados en cualquier dispositivo que garantice una resolución mínima de 600×600 dpi, y que permita almacenar el resultado en PDF. El portal tendrá acceso al lugar donde están almacenados y los incorporará junto con los demás.
FTP: En este caso, será necesario habilitar un servidor FTP para recibir los archivos PDF. El Portal de Proveedores leerá las facturas del FTP habilitado y las almacenará.
EDI: Si las facturas ya se encuentran firmadas digitalmente, se procede de la misma forma que en la recepción mediante Factura Electrónica. Si no están firmadas, LIBRA las sube directamente al portal.

3. Validación y digitalización facturas

Una vez recibidas todas las facturas, sea cual sea su canal de entrada, y almacenadas en el portal, una persona de la empresa deberá validar la autenticidad de cada una de ellas. Posteriormente, el digitalizador homologado, que tendrá acceso al Portal de Proveedores LIBRA, se encargará del firmado digital de todas las facturas subidas al portal que lo requieran.

4. Custodia de las facturas certificadas

Como último paso, cabe añadir que el digitalizador homologado custodiará las facturas digitalizadas por un período de 5 años y éstas podrán ser consultadas en cualquier momento.

Si quieres conocer más información acerca de la Digitalización de Facturas y del Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus haz clic AQUÍ o solicita más información enviándonos un mail a infoedisa@edisa.com

by Laura Prous

Beneficios de la digitalización de facturas para las empresas

Inconvenientes de la Facturación Tradicional

Los procesos de facturación tradicionales suponen la utilización de muchos recursos para las empresas, así como una importante pérdida de tiempo, ya que estos requieren que el departamento administrativo esté recogiendo y recopilando todas las facturas que llegan a la empresa desde diferentes canales, como puede ser a través de correo ordinario, correo electrónico, FTP, EDI o factura electrónica.

Así mismo, con la facturación tradicional también aumentan las posibilidades de cometer errores, ya que se depende de una alta implicación del factor humano para llevarla a cabo. Para finalizar, no tener digitalizadas las facturas, también supone un gasto importante en costes para las empresas, ya que el importe en papel, envíos y almacenamiento físico de esas facturas puede ser bastante alto en muchos casos.

Beneficios Digitalización de Facturas

Seguramente al leer el anterior apartado te hayas sentido identificado/a y hayas detectado un problema en tu empresa. No temas, porque desde EDISA podemos ayudarte a solventarlo con el nuevo Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus y con el proceso de Digitalización de Facturas.

Lo primero que hay que tener presente es que dentro de los procesos de digitalización, unos de los principales para eliminar toda esa documentación de las empresas es la gestión y digitalización de facturas y, para ello, es necesario disponer de un digitalizador confiable que custodie las facturas digitalizadas y firmadas, y que esté homologado por la AEAT.

Así pues, pasaremos a la parte importante, donde te explicamos exactamente cuáles son los beneficios que conseguirá tu empresa al tener digitalizadas todas las facturas y almacenadas en una única plataforma, accesible para todos los roles de la empresa que lo requieran:

1. Facilita el envío y la recepción de facturas a tu equipo y a tus proveedores:

Para facilitar el envío y la recepción de facturas, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de los ficheros de tus facturas, simplificando notablemente el trabajo a tus proveedores y a tu equipo administrativo, ya que contarán con una única plataforma para enviar, gestionar y ver el estado de todas las facturas emitidas y recibidas.

2. Consigue ahorrar tiempo en la gestión y búsqueda de tus facturas:

Al tener todas la facturas digitalizadas y almacenadas en una única plataforma, el proceso de gestión y búsqueda de éstas queda simplificado notablemente, ahorrando tiempo a las personas o departamentos implicados en este proceso.

3. Automatiza procesos en tu facturación:

Gracias a la digitalización de facturas y al Portal de Proveedores, LIBRA permite automatizar muchos procesos implicados en la facturación a través de flujos internos.

4. Reduce errores en la facturación de tu empresa:

Con la digitalización de facturas y el Portal de Proveedores, la implicación de personas en el proceso es mínima. Esto supone una reducción notable en errores de facturación, ya que uno de los mayores factores para que estos errores se produzcan, sin duda, es la implicación del factor humano. Tu equipo tan solo tendrá que entrar en el Portal de Proveedores y verificar que las facturas añadidas automáticamente en él son correctas. Posteriormente, el digitalizador homologado tan solo deberá entrar en dicho portal y encargarse de digitalizarlas.

5. Ahorra en costes de papel, envíos, almacenamiento y ayuda al planeta

Uno de los mayores inconvenientes de la facturación tradicional, es la recepción y emisión de facturas físicas, ya que estás suponen un elevado coste en papel, envío de estos documentos y, finalmente, almacenamiento físico de dichos archivos. Al tener todas tus facturas digitalizadas en una misma plataforma, estos costes se reducen al mínimo, ahorrando dinero y espacio a tu empresa. Además, suprimiendo estos pasos estaremos siendo más sostenibles, ya que tanto la utilización de papel como el envío de esos documentos, suponen un elevado coste no solo para las empresa, sino también para el planeta.

Para conocer más información acerca de la Digitalización de Facturas y del Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus haz clic AQUÍ.

by Laura Prous