gestor documental

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema de Gestión Documental, también conocido por sus siglas en inglés DMS (Document Management Systems),  es una solución que se utiliza para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, se utiliza para gestionar el ciclo de vida de la documentación de una empresa desde su creación, hasta su publicación y difusión e, incluso, su eliminación.

Actualmente, son muchos los documentos que se generan en una empresa y su correcta gestión es primordial para cualquier compañía, si no se quiere caer en un caos generado por una falta de control y trazabilidad de esta, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. No obstante, siguen habiendo muchas organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental.

Beneficios que aporta un Sistema de Gestión Documental (DMS)

A continuación, te damos 5 motivos por los cuales tu empresa debería contar con software de gestión documental:

1. Ahorro de tiempo y costes

Al tener toda la documentación en un solo repositorio es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y ahorrando tiempo a los diferentes miembros de la empresa. Además, al contar con un «almacén digital» también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

Así mismo, al finalizar con el archivo en papel, gracias a la digitalización de los documentos, se verán disminuidos drásticamente los costes de gestión y mantenimiento de un espacio físico, con los diferentes ahorros que esto conlleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)

2. Mayor productividad gracias a la automatización

Por un lado, se gana eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de los diferentes documentos y expedientes. Un sistema de gestión documental, nos permite un acceso rápido y seguro a la información de la empresa, reduciendo los tiempos de búsqueda de la información y, por consiguiente, de respuesta.

Por otro lado, la digitalización de los documentos, junto con la firma y certificados electrónicos, agiliza cualquier trámite que la empresa tenga que realizar con la Administración, cumpliendo plazos y evitando desplazamientos.

3. Mayor centralización, seguridad y colaboración

El uso de un sistema de gestión documental permite a las empresas que la información esté estructurada y centralizada en una misma plataforma, accesible a todos los miembros de la empresa que lo requieran, controlado a través de roles o necesidades de la empresa.

Además, al tener la documentación actualizada en tiempo real, se evitan los errores en las versiones de documentos, facilitando su compartición entre trabajadores, así como con clientes y proveedores externos.

4. Cumplimiento de la normativa y homologación

Contar con un gestor documental trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, como por ejemplo la LOPD (Ley de Protección de Datos), ya que trae consigo un acceso controlado al repositorio.

Los archivos digitales permiten conservar, de manera más segura, las evidencias y justificaciones necesarias de cara al cumplimiento normativo y los requerimientos operativos, fiscales y legales a los que tienen que responder las empresas.

5. Más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente

Al dejar de utilizar y manipular papel, las empresas son más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.