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4 pasos para un correcto proceso en la Digitalización de Facturas

En el último artículo en el que hablamos de la Digitalización de Facturas se expusieron los inconvenientes de la facturación tradicional y los beneficios que ofrece la digitalización de facturas y el Portal de Proveedores LIBRA a las empresas. Como resumen podemos destacar que los 5 principales ventajas son las siguientes:

Facilitar el envío y la recepción de facturas a las empresa y a sus proveedores.
Conseguir un importante ahorro de tiempo en la gestión y la búsqueda de facturas.
Automatizar procesos en la facturación.
Reducir errores en la facturación.
Ahorrar costes en papel, envíos y almacenamiento, así como ser más sostenible y respetuoso con el planeta.

Teniendo esto en cuenta, a continuación, vamos a tratar de explicar el proceso de Digitalización de Facturas mediante el Portal de Proveedores de LIBRA y un digitalizador homologado por la AEAT.

Proceso de la Digitalización de Facturas

1. Envío de Facturas

Cada uno de tus proveedores, deberá hacerte llegar las facturas en cualquier formato, ya sea físicamente o mediante correo electrónico, FPT, factura electrónica o EDI.

2. Recepción facturas en Portal Proveedores

Para facilitar tanto la recepción de facturas, como el envío al digitalizador homologado, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de ficheros de la siguiente forma:

Factura Electrónica: Una vez recibida la factura mediante la funcionalidad de Facturación Electrónica, LIBRA la redirecciona al portal web de proveedores desarrollado por EDISA.
Email: Para los ficheros, tanto firmados, como no firmados, que se reciben por correo electrónico, se propone la definición de una cuenta única de correo, que el Portal de Proveedores leerá, para que automáticamente todos los archivos recibidos en ella sean redireccionados y almacenados en el propio portal.
Facturas físicas: Los documentos recibidos en papel, deben ser escaneados en cualquier dispositivo que garantice una resolución mínima de 600×600 dpi, y que permita almacenar el resultado en PDF. El portal tendrá acceso al lugar donde están almacenados y los incorporará junto con los demás.
FTP: En este caso, será necesario habilitar un servidor FTP para recibir los archivos PDF. El Portal de Proveedores leerá las facturas del FTP habilitado y las almacenará.
EDI: Si las facturas ya se encuentran firmadas digitalmente, se procede de la misma forma que en la recepción mediante Factura Electrónica. Si no están firmadas, LIBRA las sube directamente al portal.

3. Validación y digitalización facturas

Una vez recibidas todas las facturas, sea cual sea su canal de entrada, y almacenadas en el portal, una persona de la empresa deberá validar la autenticidad de cada una de ellas. Posteriormente, el digitalizador homologado, que tendrá acceso al Portal de Proveedores LIBRA, se encargará del firmado digital de todas las facturas subidas al portal que lo requieran.

4. Custodia de las facturas certificadas

Como último paso, cabe añadir que el digitalizador homologado custodiará las facturas digitalizadas por un período de 5 años y éstas podrán ser consultadas en cualquier momento.

Si quieres conocer más información acerca de la Digitalización de Facturas y del Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus haz clic AQUÍ o solicita más información enviándonos un mail a infoedisa@edisa.com

by Laura Prous

Beneficios de la digitalización de facturas para las empresas

Inconvenientes de la Facturación Tradicional

Los procesos de facturación tradicionales suponen la utilización de muchos recursos para las empresas, así como una importante pérdida de tiempo, ya que estos requieren que el departamento administrativo esté recogiendo y recopilando todas las facturas que llegan a la empresa desde diferentes canales, como puede ser a través de correo ordinario, correo electrónico, FTP, EDI o factura electrónica.

Así mismo, con la facturación tradicional también aumentan las posibilidades de cometer errores, ya que se depende de una alta implicación del factor humano para llevarla a cabo. Para finalizar, no tener digitalizadas las facturas, también supone un gasto importante en costes para las empresas, ya que el importe en papel, envíos y almacenamiento físico de esas facturas puede ser bastante alto en muchos casos.

Beneficios Digitalización de Facturas

Seguramente al leer el anterior apartado te hayas sentido identificado/a y hayas detectado un problema en tu empresa. No temas, porque desde EDISA podemos ayudarte a solventarlo con el nuevo Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus y con el proceso de Digitalización de Facturas.

Lo primero que hay que tener presente es que dentro de los procesos de digitalización, unos de los principales para eliminar toda esa documentación de las empresas es la gestión y digitalización de facturas y, para ello, es necesario disponer de un digitalizador confiable que custodie las facturas digitalizadas y firmadas, y que esté homologado por la AEAT.

Así pues, pasaremos a la parte importante, donde te explicamos exactamente cuáles son los beneficios que conseguirá tu empresa al tener digitalizadas todas las facturas y almacenadas en una única plataforma, accesible para todos los roles de la empresa que lo requieran:

1. Facilita el envío y la recepción de facturas a tu equipo y a tus proveedores:

Para facilitar el envío y la recepción de facturas, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de los ficheros de tus facturas, simplificando notablemente el trabajo a tus proveedores y a tu equipo administrativo, ya que contarán con una única plataforma para enviar, gestionar y ver el estado de todas las facturas emitidas y recibidas.

2. Consigue ahorrar tiempo en la gestión y búsqueda de tus facturas:

Al tener todas la facturas digitalizadas y almacenadas en una única plataforma, el proceso de gestión y búsqueda de éstas queda simplificado notablemente, ahorrando tiempo a las personas o departamentos implicados en este proceso.

3. Automatiza procesos en tu facturación:

Gracias a la digitalización de facturas y al Portal de Proveedores, LIBRA permite automatizar muchos procesos implicados en la facturación a través de flujos internos.

4. Reduce errores en la facturación de tu empresa:

Con la digitalización de facturas y el Portal de Proveedores, la implicación de personas en el proceso es mínima. Esto supone una reducción notable en errores de facturación, ya que uno de los mayores factores para que estos errores se produzcan, sin duda, es la implicación del factor humano. Tu equipo tan solo tendrá que entrar en el Portal de Proveedores y verificar que las facturas añadidas automáticamente en él son correctas. Posteriormente, el digitalizador homologado tan solo deberá entrar en dicho portal y encargarse de digitalizarlas.

5. Ahorra en costes de papel, envíos, almacenamiento y ayuda al planeta

Uno de los mayores inconvenientes de la facturación tradicional, es la recepción y emisión de facturas físicas, ya que estás suponen un elevado coste en papel, envío de estos documentos y, finalmente, almacenamiento físico de dichos archivos. Al tener todas tus facturas digitalizadas en una misma plataforma, estos costes se reducen al mínimo, ahorrando dinero y espacio a tu empresa. Además, suprimiendo estos pasos estaremos siendo más sostenibles, ya que tanto la utilización de papel como el envío de esos documentos, suponen un elevado coste no solo para las empresa, sino también para el planeta.

Para conocer más información acerca de la Digitalización de Facturas y del Portal de Proveedores de LIBRA Suite Plus haz clic AQUÍ.

by Laura Prous