¿Qué pasos debes seguir para seleccionar el mejor ERP para tu empresa?
Descripción del proceso de selección de un ERP
Además de tener en cuenta los criterios comentados en el anterior post, es importante seguir un proceso adecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresa que llevará a cabo dicha implantación, es decir, se necesita definir el binomio producto – proveedor.
En la selección del producto y del proveedor se suele hacer un análisis de la oferta disponible, siguiendo para ello un proceso más o menos formalizado. Con frecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan documentación sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectos recogidos anteriormente, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la selección final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5 candidatos.
En el proceso de selección se suelen hacer partícipe a las áreas de la organización más implicadas en el proyecto, ya que la decisión tendrá una gran repercusión, pues se trata de un proyecto que además de ser complejo en lo que se refiere a la implantación, suele orientarse como una solución a largo plazo.
Para reducir la dedicación que supone el análisis de toda la información de los productos y proveedores del mercado, lo más habitual es establecer dentro de la empresa una comisión de selección del producto y un responsable de la misma, que habitualmente será el responsable de Sistemas de Información de la empresa.
Esta comisión debe encargarse de trasladar todos los requisitos a los proveedores y de realizar la valoración de las alternativas planteadas, elaborando un informe para la dirección general, que tomará la decisión final.
En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripción de las necesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajo para los proveedores, a la hora de diseñar sus presentaciones o demostraciones y también para la realización de sus ofertas.
Así mismo, también es importante establecer otros requisitos, como el número de usuarios que accederán a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (para poder definir el esquema de comunicaciones necesario), las necesidades de migración de datos, etc.
Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de selección de una solución ERP es la identificación de los desarrollos a medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP en su solución estándar. Los desarrollos a medida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier proyecto y su delimitación constituye por lo tanto un factor clave.
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¿Qué criterios deberías tener en cuenta a la hora de seleccionar un ERP?
Criterios a tener en cuenta en el proceso de selección de un ERP
En este apartado se presentan una serie de criterios que se deberían tener en cuenta a la hora de elegir el sistema ERP más adecuado para una organización:
- Funcionalidad del ERP: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a las necesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta carencias en alguna de estas áreas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realización de desarrollos a medida.
- Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas, lenguajes de programación incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de comunicación con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estándares de las tecnologías Internet, etc.
- Criterios económicos: coste de las licencias, coste del proceso de implantación y de los servicios de consultoría asociados, así como de las posteriores revisiones y actualizaciones. En este apartado conviene realizar un análisis del retorno de la inversión, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles, que puede generar para la organización la implantación del sistema ERP.
- Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y en la organización necesarios para la correcta implantación del ERP. Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
- Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las empresas de consultoría encargadas de su implantación. Asímismo, es importante contrastar su experiencia real en empresas del mismo sector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica, número de empleados, etc.). Por otra parte, es conveniente tener en cuenta todos los servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantación: formación, desarrollo de aplicaciones a medida, integración con otros sistemas, actualizaciones futuras, etc.
- Referencias de implantación, tanto del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencias en el propio sector de actividad.
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La empresa interconectada y los sistemas de la información interorganizacionales
Necesidad de integración de la empresa con los agentes del entorno
En el desarrollo de cualquier actividad empresarial es necesario intercambiar una gran cantidad de información de forma cotidiana con los distintos agentes con los que la empresa interactúa:
- Los clientes y proveedores, con los que existe un flujo continuo a nivel comercial y logístico, llevando a cabo diferentes tipos de transacciones: presupuestos, pedidos, avisos de entrega, entregas, devoluciones, facturas, etc.
- La administración pública: liquidación de impuestos, seguros sociales, declaraciones informativas, etc.
- Las entidades financieras, ya que la mayor parte de las transacciones comerciales con clientes y proveedores generan movimientos bancarios de cobro y pago.
- Unidades de negocio de la propia empresa, que podrían considerarse de forma similar a cualquier otro cliente o proveedor.
- La sociedad en general.
La integración del sistema de gestión de la empresa con los sistemas de las organizaciones del entorno supone una importante ventaja, permitiendo operar de una forma mucho más ágil y, sobre todo, reduciendo significativamente los errores en la entrada de datos, al evitar que éstos tengan que ser introducidos de forma manual.
Sistemas que facilitan la integración de sistemas entre organizaciones
El intercambio de datos entre organizaciones requiere de la existencia de un formato y codificación común, que permita que la salida de información del sistema de origen pueda convertirse en la entrada de datos para el sistema receptor. A continuación, se exponen algunos de ellos:
EDI
El EDI (Electronic Data Interchange) ha sido el sistema más utilizado para facilitar la comunicación entre los sistemas de información de las empresas en estos últimos años, mediante la definición de un conjunto de mensajes que permiten el intercambio de información a nivel comercial y logístico: facturas, albaranes, órdenes de compra, etc.
La puesta en marcha de un sistema EDI entre empresas requiere de la definición de la estructura de los mensajes que se van a utilizar entre ambas partes, así como de la presencia de un proveedor de servicios EDI encargado de garantizar la comunicación de extremo a extremo.
Factura electrónica
La factura electrónica es la versión electrónica equivalente desde el punto de vista funcional y legal de la factura en papel. Se trata de un documento electrónico (generalmente en formato XML o PDF) que ha sido firmado digitalmente con un certificado reconocido, para garantizar su integridad y autenticidad.
Interfaces normalizadas
Los productos ERP de una cierta dimensión cuentan con interfaces normalizadas que permiten el intercambio de datos con otros sistemas, facilitando la integración de los mismos.
Este tipo de integración resulta cada vez más habitual entre empresas que especifican el formato de intercambio a sus clientes o proveedores para evitar la realización de transacciones que requieran la entrada manual de los datos.
Banca electrónica
Las entidades financieras también se han preocupado de definir unos formatos estandarizados que permiten realizar por lotes y automatizar determinadas transacciones telemáticas, como el pago mediante transferencia o el giro de remesas.
Administración electrónica
Las Administraciones Públicas se han fijado en estos últimos años el objetivo de poder integrar y automatizar el mayor número de procedimientos administrativos que afectan tanto a ciudadanos como a empresas. En estos casos lo habitual es la definición de formatos normalizados a los que las empresas se han de adaptar para poder realizar diferentes tipos de operaciones con las Administraciones Públicas.
Los productos ERP deben estar hoy en día adaptados a todos estos requisitos exigidos por las Administraciones Públicas para facilitar el intercambio de datos y la realización telemática de determinados procedimientos administrativos, teniendo en cuenta además la normativa específica aprobada en cada país.
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Estructura básica de un ERP: Módulos, Datos y Aplicaciones
La mayoría de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa: el módulo de gestión financiera, gestión de compras, gestión de ventas, recursos humanos, etc.
Todos estos módulos están interconectados y comparten una base de datos común, garantizando de este modo la coherencia e integración de los datos generados.
El hecho de que estas aplicaciones sean modulares posibilita la implantación del sistema por etapas o fases, reduciendo el impacto global en la organización al facilitar la transición desde los sistemas anteriores con los que cuenta la empresa.
Los sistemas de gestión empresarial utilizan una base de datos, en la que se encuentran los datos que se requieren para la gestión: clientes, proveedores, artículos, cuentas contables, etc. Un sistema sencillo puede manejar cientos de tablas o ficheros de datos, mientras que un sistema más complejo maneja varios miles de ficheros interrelacionados entre sí.
Asimismo, el sistema de gestión empresarial, ofrece al usuario un conjunto de opciones de entrada o consulta de información, accesible desde menús que son personalizables para poder incluir aquellas opciones que correspondan a cada usuario o permisos por roles.
Una aplicación de gestión sencilla, puede incluir decenas o centenas de opciones de usuario, mientras que un sistema de gestión ERP más complejo suele incluir varios miles de opciones.
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9 beneficios que aporta un sistema de gestión ERP a tu empresa
En las última décadas los sistemas de gestión empresarial ERP se han ido convirtiendo en el eje central de cualquier empresa, aportándoles una mayor capacidad para adaptarse a las exigencias del mercado y así aumentar su competitividad.
No obstante, no es de extrañar que a las organizaciones les surjan dudas acerca de la viabilidad de su implantación, ya que se trata de un proceso largo que puede ser complejo. De media, para que un sistema ERP sea completamente operativo pueden transcurrir entre 6 meses y 2 años. Si a eso le sumamos la cantidad de recursos que un proyecto como este puede suponer, no es de extrañar que surjan más de una duda acerca de su implantación.
¿Entonces, os preguntaréis, cuál son los beneficios o razones para que merezca la pena invertir en un proyecto de tal envergadura? A continuación, vamos a exponer 9:
1.Retorno de la inversión a largo plazo (ROI):
La eficiencia y el aumento de rendimiento conseguido por la implantación de un ERP y la reducción del número de tareas duplicadas y de errores, compensa la inversión realizada inicialmente.
2. Gestión de un mayor volumen de trabajo con mínimos recursos:
La integración que aporta un ERP entre las diferentes áreas de la empresa y entre ésta y otras organizaciones, facilita la automatización de los flujos de trabajo e información. Esto aporta una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo cualquier proceso, ahora, cada vez más automatizados y basados en las reglas de gestión.
3. Control de todos los procesos de la compañía:
Los sistemas de gestión empresarial facilitan el control de todos los procesos de la compañía, permitiendo la optimización de costes, calidad y tiempo.
4. Mayor comunicación e integración con el mercado:
Cada día los ERPs están más abiertos al exterior, más orientados al mercado y a los clientes. Hoy en día, disponer de buena información sobre el entorno en el que nos movemos es básico para el éxito de cualquier empresa a la hora de alcanzar los objetivos comerciales marcados.
5. Reducción de costes:
Además de la reducción de los costes de la gestión de la información y los costes administrativos de personal, un ERP aporta la información necesaria para permitir a la empresa reducir costes operativos. Así pues, un ERP nos puede indicar cuál es el orden que más nos conviene seguir para ejecutar un plan de producción, cuál es el proveedor que mejores precios o condiciones nos puede dar para un determinado pedido, dónde debo ubicar la mercancía en el almacén para consumir menos electricidad, entre otras muchas funcionalidades.
6. Aumento en la calidad del servicio:
Tener una visión integral de la relación con el cliente, facilita a la empresa poder dar un mejor servicio, aportando mayor valor diferencial respecto a la competencia.
7. Gestión eficiente de recursos:
Los sistemas ERP son el soporte fundamental para la gestión de los recursos de la empresa (humanos, económicos, materiales, etc.). De hecho, el término ERP se definió en torno a esta idea, ya que su significado es Planificación de Recursos de la Empresa (Enterprise Resource Planning).
8. Facilidad en la toma de decisiones:
Con un sistema ERP conseguimos una visión en tiempo real de la empresa, permitiendo a los directivos tomar decisiones rápidamente y de manera mucho más sencilla.
9. Adaptación a las necesidades de la empresa:
El sistema ERP deberá adaptarse a las necesidades de tu empresa, por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá realizar un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para garantizar su perfecta adaptación. Este es un aspecto que se debe tener muy en cuenta: la solución elegida debe adaptarse a tu negocio y no al revés.
Estos son los 9 grandes beneficios que harán mejorar tu organización, hacerla crecer y adaptarse día a día a las reglas y cambios del mercado. Si quieres descubrir más acerca de LIBRA ERP y sus 30 módulos o necesitas que uno de nuestros expertos te aconseje en las necesidades de tu empresa, haz clic en uno de los siguientes botones o enviándonos un mail a infoedisa@edisa.com:
¿Cómo agilizar tu organización con un software empresarial?
Los Software de Gestión Empresarial han sido diseñados para conseguir una mejor distribución de las tareas y una mejor gestión en general de la organización, incluso en el caso de las organizaciones o grupos empresariales más grandes.
No obstante, para elegir un buen ERP es imprescindible conocer qué funcionalidad necesita y requiere tu organización, para saber detectar y elegir de la mejor manera los módulos que necesitará tu compañía.
Principales ventajas de un Software de Gestión Empresarial
Un buen Software de Gestión Empresarial debe facilitar al máximo el trabajo a los empleados y directivos de la compañía, ya que organiza el trabajo y nos informa de qué es lo que necesita en cada momento. Es decir, un Software de Gestión monitoriza toda la organización, con el objetivo de que todo funcione correctamente.
Entre las principales ventajas de estos programas destacamos las siguientes, entre otras que ya se comentaron con anterioridad (Los 9 beneficios de implantar un ERP en tu empresa):
- Variedad de módulos: Una de las ventajas más significativas que conocemos de este tipo de software es la gran variedad de módulos y la flexibilidad en su aplicación según las necesidades de cada organización. Los software de gestión empresarial han sido diseñados en base a las actividades más comunes de las empresas, pasando por las más complejas y adaptadas a las necesidades particulares de cada cliente. LIBRA ERP está formado por 26 módulos que cubren toda la operativa empresarial, permitiendo la automatización de todos los procesos dentro de la compañía.
- Organización de tareas y gestión de las mismas: Que una empresa pueda disponer de una solución como esta es sencillamente perfecto y muy práctico para la dirección. Ya que, en todo momento, pueden tener una visión general y fragmentada de todo lo que ocurre, ha ocurrido o ocurrirá dentro de la organización.
- Ahorro de tiempo: La reducción de tiempo en la operativa empresarial es una consecuencia de las dos ventajas anteriores, puesto que el resultado de una amplia oferta de módulos y aplicaciones que ayudan a una mejor organización y gestión de las tareas implica incuestionablemente una reducción o ahorro en el tiempo de ejecución de dichas tareas.
Una nueva modalidad de CRM: el Social CRM
Entre los módulos más escogidos encontramos el CRM, que se presenta como uno de los recursos más útiles y demandados por todo tipo de empresas. Se trata de una solución que gestiona las relaciones con los clientes, intentando mejorar la atención y la relación tanto con éstos como con los potenciales.
El Social CRM también tiene como principal objetivo la buena gestión de tareas orientadas a la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente, pero teniendo como referencia un entorno social.
Debido a la importancia que están cobrando las redes sociales en nuestros días, cada vez es más frecuente que este tipo de soluciones se vayan introduciendo en dichos canales. Poder combinar todo lo que ya sabemos de cada uno de nuestros clientes con nueva información sobre su actividad en las redes sociales podría ser una muy buena manera de completar el perfil del cliente, comprender sus necesidades y adelantarnos a ellas.