Características de la automatización de procesos empresariales
Como ya comentamos en el anterior post en el que hablamos de sus beneficios, la automatización de procesos empresariales ocurre cuando una organización emplea la tecnología para completar, de manera automática, un conjunto de tareas manuales. Entre sus ventajas, logra conseguir que los procesos que una empresa necesita realizar para su correcto funcionamiento sean más eficientes, aumentando el nivel de productividad de los empleados, ya que evita las tareas repetitivas que no aportan valor a su desempeño.
Teniendo esto en cuenta, hoy vamos a repasar las características más destacadas de la automatización de procesos.
Se requiere de la tecnología específica
Como ya hemos comentado, la automatización de procesos se basa en la tecnología para llevarse a cabo. Dichas tecnologías cada vez son más avanzadas y utilizan una configuración o, en ocasiones, incluso inteligencia artificial para poder realizar las tareas repetitivas. Estas tareas ya no se harán de manera manual, sino que se ejecutarán mediante una plataforma, como ocurre con LIBRA y sus 30 módulos.
Agilidad de actuación
La agilidad en el funcionamiento es una característica clave de la automatización de procesos, ya que ésta ayuda a que uno o varios procesos de la empresa sean más fluidos que si se hicieran de manera manual, metodología que provoca que dichas tareas se efectúen de manera más lenta y con mayor margen al error, debido al factor humano.
Versatilidad en departamentos y sectores
Hoy en día, la automatización de procesos está presente en prácticamente todas las áreas de la empresa, así como en cualquier sector o industria. Esta versatilidad y flexibilidad es posible gracias al avance de las tecnologías.
Permite la optimización empresarial
Una de los principales beneficios de la automatización de procesos es la capacidad de optimizar. Podríamos decir que ahorrar tiempo, esfuerzos y recursos es su objetivo principal.
Permite la integración de diferentes áreas y sistemas
La automatización permite la integración no solo con las diferentes operativas y procesos de la empresa, sino también con otros sistemas, herramientas o plataformas con los que la organización requiere trabajar.
Permite la trazabilidad, la medición y la monitorización
Los procesos de automatización ofrecen indicadores que son totalmente medibles y que permiten una mayor trazabilidad y el control de la organización. Es posible darle seguimiento y rastrear las acciones realizadas, así como comparar el antes y el después de la implementación.
Permite la escalabilidad de la empresa
Las tecnologías que permiten la automatización de procesos pueden ser escalables, de manera que si la empresa crece, éstas pueden crecer también con ella. Así mismo, si el negocio precisa aumentar el nivel de automatización de sus procesos también podrá hacerlo. Este es el caso de LIBRA, que permite la total escalabilidad de sus funciones según las necesidades de cada organización.
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7 beneficios de la automatización de procesos empresariales
Hoy en día, la automatización de procesos es crucial para todas aquellas organizaciones que quieran aumentar su productividad, ya que ésta simplifica las operaciones manuales más repetitivas para que los trabajadores puedan enfocar su tiempo y esfuerzos en otras tareas más estratégicas, que reporten más valor y mayores beneficios a la empresa.
A continuación, pasaremos a explicar algunos de los beneficios y ventajas más importantes de la automatización de procesos que nos ayudará a minimizar los costos, aumentar la eficiencia de la empresa y optimizar los procesos.
1. Ahorro del tiempo
Si bien es cierto que todas las tareas dentro de una empresa son importantes y no pueden omitirse, no todas tienen que implican el esfuerzo humano obligatoriamente.
La automatización de procesos de una empresa ahorra mucho tiempo a los trabajadores que, por normalmente, dedican muchas horas del día en completar tareas menores o rutinarias, como por ejemplo, el ingreso de contactos a una base de datos, la búsqueda de documentación o la actualización del stock en el inventario, entre otras muchas.
Los 30 módulos de LIBRA permiten automatizar las tareas que antes tomaban gran parte de la jornada laboral de muchos trabajadores, para ejecutarlas automáticamente.
2. Reducción de costes y mejor aprovechamiento de los recursos
Al implementar un sistema de automatización empresarial se generan importantes costos debidos a la instalación, licenciamiento y mantenimiento de estas soluciones. No obstante, la inversión realizada es recuperada a corto o mediano plazo, ya que al hacer un mejor uso de los recursos, por ejemplo, utilizando menos papel impreso o mejorando la carga de los equipos de trabajo, las organizaciones consiguen reducir sus costes considerablemente.
3. Reducción de los errores humanos
Gracias a la automatización de procesos no tendrás que preocupante por más errores humanos o equivocaciones, ya que los equipos podrán procesar documentación, transferir datos o recopilarlos de forma totalmente inmediata y automatizada. Así mismo, muchas herramientas, como LIBRA, también permiten enviar recordatorios para que el personal de la organización no se olvide de completar alguna tarea importante.
4. Resultados y datos siempre actualizados
Que los procesos de una empresa estén automatizados permite realizar un mejor seguimiento de toda la operativa empresarial en cualquier momento. Esto facilita la búsqueda de datos y la obtención de informes para conocer los resultados reales de la organización, permitiendo a la dirección tomar decisiones más fundamentadas.
5. Mejora de la comunicación
Un sistema de gestión empresarial automatizado que esté bien implementado, asegura que la información pueda llegar de manera correcta a las personas o equipos indicados. Así mismo, también permite compartir o solicitar información de interés, tareas y proyectos ya sea para analizarlos, corregirlos o aprobarlos.
6. Mayor satisfacción de los clientes
La satisfacción del cliente es un factor clave y diferenciador en cualquier industria y mercado. Así pues, cuando una empresa cuenta con procesos automatizados, sus operaciones serán más exitosas y responderán de manera más ágil y rápida a las necesidades de los clientes, proveedores y demás stakeholders.
Centrarse en la excelencia operativa y de procesos, sin duda, ayuda a las organizaciones a superar las expectativas de sus clientes, contribuyendo a que éstos desarrollen preferencia por la empresa o marca.
7. Mayor cumplimiento al tener registros
Gracias a la automatización de procesos podemos tener un registro de cada detalle de un proceso en particular. Tener esta información nos puede resultar de gran utilidad cuando las empresas deben demostrar el cumplimiento de las normas de calidad durante las auditorías.
Después de haber desglosado cada uno de los anteriores puntos, podemos concluir que la automatización de procesos empresariales ayuda a impulsar la estandarización y eficiencia de las operaciones de una organización, permitiéndola ser más productiva a un menor coste y mejorando la calidad de sus servicios. Así mismo, reemplazando las tareas manuales y repetitivas también podremos ahorrar tiempo y reducir considerablemente la tasa de errores.
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